A cosa serve
Una fattura elettronica, una volta mandata, non si cancella. Si annulla con una nota di credito, un documento che toglie in tutto o in parte la fattura. Questa guida spiega come la cassa fa la nota di credito quando annulli un ordine con fattura o ne restituisci dei prodotti. Spiega anche cosa fare quando una fattura risulta bloccata (non è partita) o scartata (rifiutata).
Prima di iniziare
- Serve il permesso di annullare gli ordini.
- Le note di credito usano crediti come le fatture.
- Le fatture bloccate o scartate si sistemano dal gestionale (il programma del titolare sul computer), pagina Fatture. Dalla cassa vedi gli avvisi, ma non le rimandi.
Passo per passo
1. Annulla un ordine con fattura (nota di credito)
- Vai in Ordini e apri l'ordine con la fattura.
- Scegli l'operazione: - Annulla: annulla tutto l'ordine; - Annulla e richiama: annulla e riapre i prodotti per rifare il conto; - Reso merce: restituisce solo alcuni prodotti.
- La cassa controlla i crediti e il numero, poi fa la nota di credito e la manda.
La nota di credito ha i suoi numeri (es. «NC/12»). Se il titolare l'ha impostato dal gestionale, ha anche il sezionale del locale, cioè una serie di numeri separata.
Se qualcosa va storto compare «Abbiamo riscontrato un problema con la nota di credito». L'ordine non viene annullato. Riprova, e se l'errore resta avvisa il titolare.
2. Riconosci un ordine con fattura bloccata
Se la fattura di un ordine non è partita, in Ordini l'ordine ha la fascia DA FATTURARE.
Se tocchi Fattura su quell'ordine, compare il messaggio «La fattura di questo ordine non è partita. Rimandala dal gestionale: pagina Fatture, filtro «Solo bloccate».».
Se il numero della fattura risulta già usato compare un avviso che dice di rimandarla dal gestionale.
Attenzione: non rifare la fattura da capo dalla cassa per un ordine DA FATTURARE. Il numero è già preso. Va rimandata dal gestionale con lo stesso numero, altrimenti nei numeri delle fatture restano dei buchi o dei doppioni.
3. Leggi gli avvisi nelle Impostazioni
In cima a Impostazioni possono comparire due avvisi (non si toccano, servono solo ad avvisarti):
- Fatture da sistemare (n): fatture rifiutate dal Sistema di Interscambio (SdI, il sistema dell'Agenzia delle Entrate che riceve le fatture) («Le seguenti fatture risultano in errore: gestiscile dal gestionale (pagina Fatture):»);
- Fatture in errore! (da inviare n): fatture bloccate che non sono mai partite («Alcune fatture non sono partite: rimandale dal gestionale (Fatture, filtro «Solo bloccate»)»).
La cassa controlla le fatture degli ultimi 30 giorni.
4. Lascia lavorare la chiusura
Alla chiusura fiscale la cassa propone di rimandare da sola le fatture bloccate degli ultimi 12 giorni (vedi Chiusura fiscale di fine giornata). Quelle che restano bloccate, o più vecchie, le sistema il titolare dal gestionale.
Domande frequenti / Problemi comuni
Che differenza c'è fra fattura bloccata e scartata? Bloccata: non è mai partita (per esempio per un problema di internet o un dato sbagliato). Scartata: è partita, ma il Sistema di Interscambio l'ha rifiutata. In tutti e due i casi si sistema dal gestionale.
Posso rimandare una fattura dalla cassa? No. Dalla cassa vedi l'avviso e basta. Per rimandarla usa il gestionale, pagina Fatture. Le bloccate degli ultimi giorni le rimanda anche la chiusura di fine giornata.
Gli avvisi restano anche dopo il reinvio. Si aggiornano al controllo dopo. Se restano a lungo, controlla nel gestionale che la fattura sia davvero partita.
Ho annullato lo scontrino per fare la fattura, ma la fattura non è partita. Lo scontrino è annullato e la fattura ha già il suo numero. Rimandala dal gestionale: il numero resta lo stesso (vedi Fattura elettronica dalla cassa).