A cosa serve
Dalla cassa vedi tutte le prenotazioni del giorno (e degli altri giorni). Puoi accettare o rifiutare quelle arrivate dal sito. Puoi segnare chi è Arrivato e chi non si è presentato (No show). E puoi aprire il tavolo già pronto, con coperti e cliente.
Prima di iniziare
- Le prenotazioni arrivano sia dalla cassa (fatte da voi) sia dalla WebApp del locale (il sito dove i clienti prenotano da soli).
- Le prenotazioni online che superano i limiti decisi nel gestionale arrivano da accettare. Le altre sono già accettate.
- Le email al cliente partono da sole se il locale ha attivato l'invio delle email.
Passo per passo
1. Apri le prenotazioni
Vai in Tavoli. In basso a destra c'è il pulsante tondo con l'icona del libro:
- un numerino indica le prenotazioni da accettare;
- sopra, un ovale mostra quante persone sono attese oggi.
Toccalo. Si apre la finestra Prenotazioni.
2. Scegli giorno e filtri
La finestra ha due linguette:
- Calendario: scegli il giorno e vedi le sue prenotazioni.
- Da accettare: le richieste online in attesa. Se ce ne sono, la finestra si apre direttamente qui.
Nella linguetta Calendario puoi:
- cercare per nome con Cerca;
- vedere un solo Tavolo;
- usare i bottoncini Tutte, Da arrivare, Arrivate, No show, ognuno con il suo numero.
3. Accetta o rifiuta una richiesta online
- Apri la linguetta Da accettare e tocca la prenotazione.
- Controlla persone, orario, tavolo e note.
- Tocca Accetta oppure Rifiuta.
Con Accetta il cliente riceve l'email di conferma. Con Rifiuta riceve l'email di annullamento. Finché non la rifiuti, la richiesta tiene occupato il tavolo sul sito: non lasciarla lì senza risposta.
4. Segna l'arrivo
Quando il cliente arriva:
- Apri la prenotazione (dal calendario o dall'elenco del tavolo).
- Tocca Arrivato.
La cassa:
- segna la prenotazione come arrivata;
- cerca il cliente in rubrica per email o cellulare e, se non c'è, lo crea;
- ti riporta alla mappa dei tavoli e apre il tavolo prenotato, con coperti e cliente già scritti.
Se la prenotazione non ha un tavolo, la cassa chiede «Alla prenotazione non risulta associato nessuno tavolo. Vuoi precedere con la selezione di un tavolo?».
Consiglio: puoi anche toccare subito il tavolo prenotato nella mappa. Se c'è una prenotazione per le prossime ore, la cassa chiede «Stai aprendo il tavolo per la prenotazione?». Rispondi sì e trovi coperti e cliente già pronti.
5. Segna chi non si presenta
Apri la prenotazione e tocca No show. Il tavolo torna libero per altre prenotazioni. Se il cliente arriva in ritardo, puoi comunque toccare Arrivato.
6. Correggi un arrivo sbagliato
Una prenotazione arrivata non si può più modificare. Se l'hai segnata per errore, aprila e tocca Annulla arrivato. Torna «da arrivare». Se nel frattempo la cassa aveva creato il cliente, resta in rubrica.
7. Modifica o cancella
- Matita: apre la modifica (vedi Nuova prenotazione e modifica). Il cliente riceve l'email con i dati aggiornati.
- Cestino: cancella la prenotazione dopo la conferma «Sicuro di voler cancellare la prenotazione?».
Matita e cestino non ci sono sulle prenotazioni già arrivate.
Domande frequenti / Problemi comuni
Ho cancellato una prenotazione: il cliente è stato avvisato? Per ora l'email di annullamento mandata dal cestino può non arrivare. Se devi annullare una prenotazione già confermata, avvisa il cliente anche a voce o per telefono.
Ho toccato Arrivato ma il tavolo non si è aperto. Nel locale è accesa l'opzione Arrivato non apre il tavolo (Impostazioni › Tavoli). Così Arrivato segna solo l'arrivo, e il tavolo lo apri tu come sempre.
La prenotazione di un tavolo multiplo libera solo un tavolo. Una prenotazione può tenere più tavoli, e compaiono tutti come prenotati. Se ne vedi uno solo, esci e rientra nella pagina Tavoli: la cassa ricarica le prenotazioni del giorno.
Non vedo le prenotazioni di domani. Nella linguetta Calendario cambia giorno. La cassa carica le prenotazioni del giorno scelto.