Fatture da sistemare: scarti, bloccate e note di credito

A cosa serve

Questa guida ti dice cosa fare quando una fattura non è andata a buon fine. Può essere scartata dallo SdI (il Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate, che controlla e consegna le fatture). Può essere bloccata, cioè mai partita. Può essere doppia, oppure da annullare con una nota di credito. Tutto si fa dalla pagina Fatture, scheda Attive.

Prima di iniziare

Leggi prima Fatture elettroniche per capire stati, strisce di avviso e chip.
Se lo scarto dipende dai dati del cliente (P.IVA, codice destinatario, indirizzo), correggi prima la scheda del cliente in Anagrafiche → Clienti.

Attenzione: una fattura partita verso lo SdI non si può fermare. Se esce sbagliata e viene accettata, l'unico modo di correggerla è una nota di credito. Controlla sempre i dati prima di rimandare.

Le fatture bloccate

Una fattura è bloccata quando l'ordine è stato pagato con fattura, ma la fattura non è mai arrivata al servizio che la spedisce (si chiama Uniwix). Succede per esempio per un problema di internet o perché i crediti erano finiti. Nell'elenco la riga ha la striscia «Nessuna fattura collegata: non è mai arrivata a Uniwix» e sta in cima.

Tocca il chip Solo bloccate (n).
Apri la riga. Le azioni sono: - Ricompila e rimanda: rifà la fattura dall'ordine e la invia. È la scelta giusta quasi sempre. - Vedi ordine: apre la vendita per controllarla, senza poterla cambiare. - Modifica numero fattura: scrive il numero della fattura sull'ordine, senza inviare. Serve se in realtà la fattura era partita con un altro numero. - Forza corretta: «La vendita è a posto altrove: non segnalarla più». Usalo solo se sai che la fattura è stata fatta in un altro modo.
Con Ricompila e rimanda si apre la finestra Rimanda fattura già compilata. Controlla i dati e conferma.

Consiglio: quando fai la chiusura di fine giornata, la cassa prova da sola a rimandare le fatture bloccate degli ultimi 12 giorni. Quelle che restano bloccate le sistemi da qui.

Le fatture scartate

Lo SdI scarta una fattura quando trova un errore. Per esempio P.IVA che non esiste, codice destinatario sbagliato, numero già usato, nomi o indirizzi troppo lunghi. Il motivo lo vedi nella cronologia degli invii della riga.

Se l'errore è nei dati del cliente, correggi prima la sua scheda in Anagrafiche → Clienti.
Apri la riga scartata e tocca Rimanda fattura.
Scegli come rimandarla: - Rimanda così com'è: rimanda la stessa fattura con gli stessi dati; - Ricompila dall'ordine: rifà prodotti e importi partendo dall'ordine. Usalo se l'ordine è stato corretto o se l'errore è nelle righe dei prodotti.
Si apre la finestra Rimanda fattura. Controlla Num. fattura*, Data*, P. Iva*, Codice Fiscale*, Nome*, indirizzo, Città, CAP, Provincia, Stato, PEC e Cod. Destinatario. Serve almeno la P.IVA o il codice fiscale.
Conferma. La fattura parte e la riga passa In elaborazione. Quando lo SdI la accetta, la vecchia fattura scartata diventa Risolta da reinvio.

I controlli prima dell'invio

Prima di far partire la fattura, il Gestionale controlla:

che il numero sia della serie giusta: del locale giusto e del sezionale giusto (il sezionale è una serie di numeri separata, per esempio una per l'asporto);
che il numero non sia già usato quest'anno. Se lo è, ti avvisa, ad esempio «Numero 57 già usato quest'anno (…). Non è partito niente. Consigliato: 63». E ti propone il primo numero libero;
se il numero salta in avanti rispetto all'ultimo usato, ti chiede conferma. Ti dice anche quali numeri resterebbero vuoti.

Se nel frattempo hai cambiato i dati del cliente, la fattura parte con i dati nuovi. Anche la scheda del cliente si aggiorna da sola.

Se il cliente è stato eliminato

Compare Cliente non trovato: «Il cliente di questo ordine non è stato trovato: probabilmente è stato eliminato…». Hai due strade:

Scegli un altro cliente: rifai la fattura su un cliente che hai in rubrica;
Compilazione manuale: scrivi i dati a mano.

Rimanda scarti: tante fatture duplicate in un colpo

A volte la cassa fa più fatture con numeri già usati, ad esempio dopo che il numero di partenza è stato abbassato per errore. Lo SdI le scarta perché duplicate (doppie). Invece di rimandarle una per una:

Tocca il chip Rimanda scarti (n). Il chip si può toccare solo quando l'elenco è stato letto tutto.
Nella finestra vedi le fatture scartate perché il numero era doppio. Quelle scartate per altri motivi restano in giallo con il loro messaggio. Quelle vanno sistemate una per una dalla loro riga.
In Numero del reinvio: scegli: - Progressivo: ogni fattura prende un numero nuovo, il primo libero; - BIS: la fattura riparte con lo stesso numero più «BIS».
Se una fattura non va rimandata, spunta Tolta dal giro: resta com'è.
Leggi l'avviso: «Le fatture partono davvero allo SdI e non si possono richiamare: si correggono solo con una nota di credito.»
Tocca Manda N · contatore → X. Le fatture partono e il contatore (il numero da cui ripartono le prossime fatture) viene portato al numero giusto. Vedi a che punto è, per esempio «Invio 3 di 8…».
Alla fine tocca Chiudi e ricarica.

Attenzione: può comparire «Il POS ripartirebbe da …, un numero già usato». Vuol dire che il contatore è ancora indietro e la cassa continuerebbe a fare fatture doppie. Il bottone in basso lo sistema insieme al reinvio. Se non c'è niente da rimandare, il bottone diventa Porta il contatore a N: toccalo comunque.

Note di credito

Annullare una fattura consegnata

Apri la riga della fattura Consegnata.
Tocca Nota di credito (con il numero che avrà, ad esempio «Nota di credito NC/4»).
Scegli: - Storna e annulla l'ordine: la vendita non c'è più (ad esempio il cliente ha restituito tutto). L'ordine viene annullato anche nelle statistiche; - Storna solo la fattura: l'ordine resta valido. Serve quando stai annullando una copia in più della stessa vendita.

Correggere una fattura consegnata ma sbagliata

Tocca Annulla e rimanda: «Nota di credito e poi riemissione della fattura corretta». Ti viene chiesto se sei sicuro. Poi, nella finestra Rimanda fattura, correggi i dati prima che la fattura riparta.

Due fatture per lo stesso ordine

Se vedi la striscia «Più fatture accettate o in viaggio: una va stornata», apri la copia in più. Poi tocca Nota di credito → Storna solo la fattura. L'ordine resta valido con la fattura che rimane.

Fatture senza ordine

Ricollega a un ordine e reinvia: compare quando nessun ordine ha lo stesso numero e lo stesso totale. Scegli l'ordine giusto: la fattura viene rifatta e rimandata.
Nota di credito su una fattura senza ordine: «Storna questa fattura senza ordine collegato».

Segnare una fattura come corretta

A volte una segnalazione non ti riguarda, ad esempio perché hai già sistemato la vendita in un altro modo. Apri la riga e tocca Segna come corretta: non verrà più segnalata tra le fatture in errore. Per tornare indietro usa Rimuovi da corrette.

Attenzione: Segna come corretta e Forza corretta nascondono il problema, non lo risolvono. Usali solo quando sei sicuro che la fattura sia a posto altrove.

Domande frequenti / Problemi comuni

Lo SdI scarta per «nome troppo lungo». Ragione sociale, nome e indirizzo hanno un numero massimo di lettere. Ora Quenta accorcia da solo i testi troppo lunghi. Se lo scarto è di prima, rimanda la fattura.

Ho rimandato ma la fattura è ancora scartata. Quando rimandi, nasce una fattura nuova. La vecchia resta scartata finché la nuova non viene accettata. Poi diventa Risolta da reinvio. Aspetta qualche minuto e ricarica la pagina.

Ho emesso per sbaglio una nota di credito. Una nota di credito accettata non si può annullare. Contatta l'assistenza e il tuo commercialista prima di fare altro.

Una fattura bloccata vecchia di due mesi non compare. Si vedono solo le bloccate degli ultimi 30 giorni. Per casi più vecchi contatta l'assistenza.