Fatture elettroniche

A cosa serve

Nella pagina Fatture controlli le fatture elettroniche del locale:

• quelle che fai ai clienti (Attive);
• quelle che ricevi dai fornitori (Passive);
• i numeri delle fatture (Impostazioni).

Le fatture partono dalla cassa, dal totem o dal Gestionale. Arrivano allo SdI, il Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate, che le controlla e le consegna al cliente. Le spedisce il servizio di fatturazione che lavora con Quenta (si chiama Uniwix).

Prima di iniziare

• Il servizio di fatturazione elettronica deve essere attivo per il locale. Se non lo è, contatta l'assistenza.
• Le fatture si fanno a un cliente con i dati corretti (P.IVA o codice fiscale, codice destinatario o PEC). Vedi Clienti, sconti e membership.
• Ogni invio consuma un credito del servizio. Tieni d'occhio i Crediti residui: nella scheda Impostazioni.

Aprire la pagina Fatture

1. Apri Logistica e contabilità → Fatture.
2. In alto trovi tre schede: Attive, Passive, Impostazioni.

Scheda Attive: le fatture emesse

Ogni riga è una fattura, oppure un ordine che doveva diventare fattura. Vedi il numero, il cliente, la data, l'importo e lo stato, cioè la risposta dello SdI.

Gli stati

Le strisce di avviso

Sotto alcune righe compare una striscia colorata che ti segnala un problema sull'ordine:

• «Nessuna fattura collegata: non è mai arrivata a Uniwix»: l'ordine doveva avere la fattura, ma l'invio non è mai partito (Uniwix è il servizio che spedisce le fatture). È una fattura bloccata.
• «Solo fatture scartate: nessuna accettata né in viaggio»: tutti i tentativi sono stati scartati.
• «Più fatture accettate o in viaggio: una va stornata»: per lo stesso ordine sono partite due fatture. Una va annullata con una nota di credito (stornare vuol dire proprio annullare con una nota di credito).
• «Fatture di questo giorno non ancora scaricate»: la pagina non ha ancora letto tutte le fatture di quella data. Prima di decidere, scorri o carica le altre.

Come sistemare ognuno di questi casi è spiegato in Fatture da sistemare.

I chip in alto

I chip sono i bottoncini sopra l'elenco.

• Solo con avvisi (n): mostra solo le righe con una striscia di avviso.
• Solo bloccate (n): mostra solo gli ordini con la fattura mai partita. Le bloccate stanno sempre in cima all'elenco. Si controllano solo quelle degli ultimi 30 giorni.
• Solo orfane (n): mostra le fatture che non trovano più il loro ordine.
• Rimanda scarti (n): ti guida passo passo a rimandare le fatture scartate perché doppie (vedi Fatture da sistemare).

Il numero tra parentesi ti dice quanti casi ci sono. Se tutti i chip sono a zero, le fatture sono in ordine.

Cercare una fattura

1. Tocca l'icona del filtro. Si apre Filtri.
2. Cerca per Nome del cliente, per Num. documento o per intervallo di date.
3. Tocca Applica. Con Pulisci torni all'elenco completo.

Aprire una fattura

Tocca una riga per aprirla. Vedi i dettagli della fattura e la cronologia degli invii, cioè ogni tentativo con il suo risultato. Vedi anche cosa puoi fare, ad esempio:

• Vedi ordine collegato: apre l'ordine da cui nasce la fattura;
• Rimanda fattura, Nota di credito, Annulla e rimanda, Segna come corretta: servono a sistemare i problemi e sono spiegate in Fatture da sistemare.

Scheda Passive: le fatture dei fornitori

Qui trovi le fatture che ricevi dai fornitori.

1. Apri la scheda Passive.
2. Tocca una fattura per segnarla come pagata. Ti viene chiesto «Vuoi segnare la fattura come pagata?» (o «non pagata» per tornare indietro).
3. Con alcuni abbonamenti, quando tocchi la fattura si apre invece la scheda dei Pagamenti. Scegli come la paghi (Pagata, 30gg, 60gg, 90gg, 30-60-90gg). Per ogni rata vedi Scad. (scadenza), Importo e Saldato. Tocca una rata per segnarla come pagata.

Il pannello Prossime scadenze ti mostra le rate da pagare a breve.

Scheda Impostazioni: numeri delle fatture e sezionali

1. Apri la scheda Impostazioni.
2. In Crediti residui: vedi quanti invii puoi ancora fare.
3. In Num. fattura: e Num. nota di credito: trovi il numero che avrà la prossima fattura e la prossima nota di credito. Se Num. fattura è 5, la fattura seguente sarà la numero 5.
4. Puoi usare più serie di numeri separate, ad esempio una per l'asporto e una per la sala. Ogni serie si chiama sezionale. In quel caso accendi Sezionali: e crea l'elenco con Nome sezionale e Numero. Tocca un sezionale per usarlo.
5. Con Mostra solo il sezionale vedi tra le fatture attive solo quelle del sezionale scelto.
6. Tocca Conferma.

Le note di credito

Una nota di credito annulla, in tutto o in parte, una fattura già consegnata. Una fattura accettata dallo SdI non si può «cancellare»: si annulla con una nota di credito.

Le note di credito hanno numeri a parte: di solito NC/ seguito dal numero (ad esempio NC/4). Come si emettono è spiegato in Fatture da sistemare.

Fatture nella dashboard delle statistiche

Nella dashboard delle statistiche c'è anche una sezione Fatture. Ha gli stessi dati e qualche strumento in più:

• i chip per stato (Consegnate, In elaborazione, Scartate, Risolte, Stornate);
• i sezionali delle note di credito;
• per una nota di credito scartata, Correggi e rimanda la nota di credito.

Domande frequenti / Problemi comuni

Una fattura resta «In elaborazione» da molte ore. Lo SdI a volte è lento, soprattutto a fine mese. Se dopo un giorno intero è ancora così, contatta l'assistenza.

Il cliente dice di non aver ricevuto la fattura, ma è «Consegnata». Lo SdI l'ha consegnata al codice destinatario o alla PEC scritti in fattura. Controlla i dati insieme al cliente. La fattura è comunque valida: il cliente la trova nel suo cassetto fiscale, sul sito dell'Agenzia delle Entrate.

I crediti stanno finendo. Contatta l'assistenza per ricaricarli prima che finiscano. Senza crediti le fatture non partono e restano bloccate.

Vedo una fattura che non è dell'ultimo mese tra le bloccate. Le bloccate si controllano solo sugli ultimi 30 giorni. Per periodi più vecchi usa i Filtri sulle date.