A cosa serve
Qui decidi che numero avrà la prossima fattura elettronica e la prossima nota di credito (il documento che annulla o corregge una fattura), e se usare più sezionali (serie di numeri separate, per esempio una per la sala e una per l'asporto). Valgono per tutte le casse e i totem del locale.
Le trovi nella pagina Fatture, scheda Impostazioni: dal Gestionale › Logistica e contabilità › Fatture, oppure dalla sezione Fatture della dashboard statistiche.
Attenzione: un numero già usato e rimandato viene scartato dallo SdI (il Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate) come doppione. Le casse ricordano sempre il numero più alto che hanno visto: se abbassi un numero a mano, le casse vanno avanti dal loro. Se ti sembra che la numerazione sia sbagliata, non abbassarla: chiedi all'assistenza.
Numerazione
«Num. fattura»
Il numero della prossima fattura. Se scrivi 5, la prossima fattura sarà la numero 5. Ogni volta che una cassa, il totem o il gestionale fa una fattura, il numero sale da solo.
Quando conviene cambiarlo: quando inizi a usare Quenta e hai già fatto fatture con un altro programma: scrivi il numero da cui ripartire (per esempio 158 se l'ultima era la 157).
Consiglio: se usi un sezionale, conta il numero del sezionale, non questo.
«Num. nota di credito»
Il numero della prossima nota di credito. La nota esce come «NC/» seguito dal numero, per esempio «NC/3».
Quando conviene cambiarlo: come per le fatture, quando arrivi da un altro programma e devi continuare la numerazione.
Sezionali delle fatture
«Sezionali»
Un sezionale è una serie di numeri a parte, con il suo nome e il suo contatore. La fattura esce come nome e numero, per esempio «SALA/45». Il sezionale che scegli nell'elenco è quello in uso: le casse del locale fanno le fatture con quello. Togliendo la scelta (la x) si torna alla numerazione normale.
Quando conviene usarlo: se hai più locali della stessa azienda che fanno fatture, o se il commercialista vuole serie separate (per esempio sala e asporto).
Attenzione: se cancelli dall'elenco il sezionale in uso, le casse tornano senza avvisarti alla numerazione normale. Dopo aver cambiato i sezionali, controlla che quello giusto sia ancora scelto.
«Mostra solo il sezionale»
Acceso: nell'elenco delle fatture vedi solo quelle del sezionale di questo locale. Spento: le vedi tutte. Non cambia niente di quello che fanno le casse.
Quando conviene spegnerlo: se vuoi vedere in un colpo tutte le fatture dell'azienda, anche quelle degli altri locali.
Note di credito
«Segui la numerazione delle fatture»
Acceso: fatture e note di credito usano un solo contatore. La nota di credito prende il prossimo numero delle fatture, senza «NC» davanti (per esempio fattura 157, poi nota di credito 158). Sotto la scheda vedi scritto «Prossima nota di credito: …».
Quando conviene accenderla: se il tuo commercialista vuole un'unica numerazione per fatture e note di credito.
«Sezionali note di credito»
Come i sezionali delle fatture, ma per le note di credito: la nota esce come nome e numero del sezionale. Con «Segui la numerazione delle fatture» acceso non contano.
Quando conviene usarla: se il commercialista vuole le note di credito in una serie separata.
Attenzione: il nome di un sezionale delle note di credito non può essere uguale a quello di un sezionale delle fatture: la scheda non te lo lascia fare, perché uscirebbero due documenti con lo stesso numero. Se vuoi un'unica serie, usa «Segui la numerazione delle fatture».
Nell'elenco delle fatture
«Forza come corretta»
Dice a Quenta che una fattura scartata in realtà è a posto: sparisce dagli avvisi delle fatture in errore, in cassa e nel gestionale.
Quando conviene usarla: solo quando sei sicuro che la fattura è già stata sistemata in un altro modo (per esempio rifatta a mano).
Attenzione: se forzi una fattura che è davvero scartata, sparisce dagli avvisi ma per l'Agenzia delle Entrate resta non consegnata.
Le cambia l'assistenza Quenta
- Collegamento al servizio di fatturazione: le credenziali con cui casse e gestionale mandano le fatture. Sono una per azienda e valgono per tutti i suoi locali. Senza, le fatture non partono e la pagina Fatture lo segnala.
- Dati dell'azienda: ragione sociale, partita IVA, codice destinatario, PEC e sede usati nelle fatture.
- Gestione scadenze pagamenti: cambia come segni pagate le fatture dei fornitori (una spunta per fattura, oppure rate con scadenziario). Va scelta all'inizio: cambiandola dopo, i dati già segnati non vengono convertiti.