A cosa serve
Una fattura elettronica nasce in cassa (o al totem) quando il cliente paga. Parte da sola verso l'Agenzia delle Entrate (il Sistema di Interscambio, detto SdI) attraverso Uniwix, il servizio fatture collegato a Quenta. Poi si controlla e si sistema dal gestionale. Questa guida mette in fila tutto il percorso e ti dice dove intervenire quando qualcosa va storto: fatture scartate, bloccate, doppie, da annullare con una nota di credito.
Prima di iniziare
- Il locale deve avere il servizio fatture attivo e dei crediti (ogni fattura e ogni nota di credito ne usa uno).
- Le fatture partono solo con internet.
- I dati del cliente devono essere completi: P.IVA di 11 cifre o codice fiscale, indirizzo, città, CAP, provincia (vedi Clienti, sconti e membership).
- Le opzioni di stampa della fattura (copie, stampante) sono nel Riferimento flag e impostazioni (vedi Preconto e fatture e, per il collegamento al servizio fatture, Fatture Uniwix del locale).
Parte 1 — Emettere la fattura
Dalla cassa — Cassa
- In Pagamenti tocca Aggiungi cliente e scegli (o crea) il cliente.
- Tocca Fattura (accanto a Fiscale). Se mancano dati, la scheda del cliente si apre da sola: completala.
- Incassa. La cassa si tiene il numero, stampa la copia di cortesia e manda la fattura mentre tu continui a lavorare.
Se il cliente chiede la fattura dopo lo scontrino: in Ordini apri l'ordine e tocca Annulla e fattura.
Dettagli in Fattura elettronica dalla cassa.
Dal totem — Totem
Se in Servizi → Totem è acceso Fattura disponibile:
- Nella scelta del pagamento il cliente tocca Fattura (al posto di Scontrino).
- Sceglie Azienda (con Partita IVA) o Persona (con Codice Fiscale), scrive la P.IVA e tocca Cerca. I dati si scrivono da soli, presi dagli elenchi pubblici. Se la P.IVA non si trova compare «Partita IVA non trovata…» con Inserisci dati manualmente.
- Nella pagina Conferma Dati controlla o completa i campi (quelli con l'asterisco sono obbligatori), compreso lo Stato per i clienti esteri, e tocca Conferma Dati Fattura.
- Torna alla scelta del pagamento con Fattura ✓ selezionato, quindi paga.
- Il totem manda la fattura con lo stesso servizio della cassa. Con la fattura lo scontrino fiscale non esce.
Parte 2 — Controllare che sia arrivata
Gestionale: la pagina Fatture
- Apri Logistica e contabilità → Fatture, linguetta Attive.
- Ogni fattura ha uno stato: In elaborazione (partita, si aspetta lo SdI), Consegnata (tutto a posto), Scartata (per l'Agenzia delle Entrate non esiste), Risolta da reinvio, Forzata corretta.
- I bottoncini in alto ti dicono se c'è da lavorare: Solo con avvisi, Solo bloccate, Solo orfane, Rimanda scarti. Se sono tutti a zero, le fatture sono in ordine.
Un ordine pagato da meno di 10 minuti non viene ancora controllato: la sua fattura potrebbe essere in partenza.
Dettagli in Fatture elettroniche.
Cassa: gli avvisi
In cima a Impostazioni la cassa ti avvisa (senza farti rimandare niente da lì):
- Fatture da sistemare (n): fatture scartate dallo SdI;
- Fatture in errore! (da inviare n): fatture bloccate, mai partite.
In Ordini un ordine con la fattura non partita ha la fascia DA FATTURARE.
Parte 3 — Sistemare i problemi
| Problema | Dove si vede | Cosa fare |
|---|---|---|
| Bloccata: l'ordine è pagato con fattura ma la fattura non è mai partita (internet assente, crediti finiti) | fascia DA FATTURARE, avviso in Impostazioni · bottoncino Solo bloccate | alla chiusura fiscale la cassa propone di rimandare da sola quelle degli ultimi 12 giorni. Le altre: apri la riga e tocca Ricompila e rimanda |
| Scartata: lo SdI l'ha rifiutata (P.IVA errata, codice destinatario, nome troppo lungo…) | stato Scartata · avviso Fatture da sistemare | correggi prima la scheda del cliente in Anagrafiche → Clienti, poi sulla riga Rimanda fattura |
| Tante scartate per numero già usato | bottoncino Rimanda scarti (n) | rinvio guidato di tutte insieme |
| Doppia: due fatture accettate per lo stesso ordine | striscia «Più fatture accettate o in viaggio: una va stornata» | una delle due va annullata con una nota di credito |
| Da annullare: fattura consegnata ma l'ordine va annullato o reso | in Ordini | Annulla, Annulla e richiama o Reso merce: la cassa fa la nota di credito |
Dettagli in Fatture da sistemare e Note di credito e fatture bloccate.
Attenzione: per un ordine DA FATTURARE non rifare la fattura da capo in cassa. Il numero è già preso. Va rimandata dal gestionale con lo stesso numero, altrimenti nei numeri delle fatture restano buchi o doppioni.
Attenzione: una fattura partita e consegnata non si può ritirare. Se è sbagliata, l'unico modo di correggerla è una nota di credito e una fattura nuova.
Una giornata tipo
- Durante il servizio fai le fatture in cassa come sempre.
- Alla chiusura fiscale accetta il reinvio delle fatture bloccate, se compare.
- Il giorno dopo apri Fatture nel gestionale. Se i bottoncini sono a zero, hai finito. Altrimenti sistema scartate e bloccate.
Domande frequenti / Problemi comuni
«Hai finito i crediti a disposizione.» Chiedi all'assistenza di ricaricarli. Le fatture rimaste indietro si rimandano poi dal gestionale.
«Numero fattura già usato» in cassa. La cassa propone un Numero consigliato: controllalo e tocca Prosegui. Usa Forza solo se sei sicuro.
Ho corretto i dati del cliente: la fattura scartata si sistema da sola? No: va rimandata dal gestionale.
Il cliente non trova la fattura nella PEC. Se non c'erano né PEC né codice destinatario, la fattura parte con codice «0000000». Il cliente la trova nella sua area sul sito dell'Agenzia delle Entrate (il cassetto fiscale).