A cosa serve
La sezione Controllo ti dice cosa è successo prima che i soldi arrivassero in cassa. Per esempio prodotti eliminati dal conto, prezzi abbassati a mano, sconti, tavoli liberati senza pagare, scontrini annullati. Per ogni cosa sai chi l'ha fatta, quando e su quale tavolo. Ti serve a capire dove perdi soldi e a scoprire errori o abitudini da correggere.
Prima di iniziare
- Guarda un solo locale. Nella dashboard azienda scegli prima il locale.
- I dati arrivano dalla cassa e dai palmari. Più la sala lavora con Quenta (comande dai palmari, invio in cucina), più il quadro è completo.
- Nei negozi (modalità Retail) mancano tavoli liberati, annulli di tavolo, comande e coperti.
Passo per passo
1. Apri la sezione e leggi i riquadri in alto
Nella barra laterale clicca Controllo. Sotto il titolo vedi il periodo esatto con l'orario. Poi i riquadri:
| Riquadro | Cosa conta |
|---|---|
| Prodotti Eliminati | Prodotti tolti dal conto dopo essere stati battuti |
| Prodotti Scontati | Prezzi di prodotti cambiati a mano |
| Sconti Ordine | Sconti applicati sul totale del conto |
| Tavoli Liberati | Tavoli chiusi senza incassare (il conto «va via») |
| Ordini Annullati | Scontrini di tavolo annullati |
Clicca un riquadro per aprire il registro modifiche con solo quel tipo di movimenti (passo 5).
2. Confronta comandato e incassato
Sotto i riquadri ci sono due card, che guardano solo i tavoli:
- Comandato e incassato: due linee nel tempo. La linea tratteggiata è il comandato, cioè il valore dei piatti mandati in cucina, coperti compresi. La linea piena è l'incassato. Dove il comandato sta sopra, l'area è rossa: sono soldi che non sono arrivati in cassa. Dove invece sta sopra l'incassato, l'area è blu (di solito coperti o conti di una seduta precedente). Sotto il grafico ci sono i totali Comandato e Incassato.
- Peso sul comandato: quanta parte del comandato (in percentuale) è uscita dal conto prima di essere incassata. Sotto trovi DA COSA ARRIVA. Con «Tutto» vedi le cinque voci: eliminato, scontato su prodotto, sconti sull'ordine, tavoli liberati, ordini annullati. Con «Solo sconti» o «Solo cancellazioni» vedi i prodotti più colpiti.
Sopra le card puoi scegliere:
- il tipo: Tutto, Solo sconti, Solo cancellazioni, Tavoli liberati, Annullati;
- l'operatore (Tutti gli operatori o uno solo);
- dove guardare: Tutto il periodo oppure un servizio preciso («mar 15/9 · Cena»). Con le frecce passi al servizio successivo. Il bottoncino Cronologico / Peggiori decide l'ordine dell'elenco. Con Peggiori (la scelta di partenza) trovi in cima i servizi in cui si è perso di più.
Con un servizio scelto compare Dettaglio: apre il report di quel solo servizio con le schede Panoramica, Scontrini, Controllo e Tavoli.
Consiglio: parti da Peggiori e apri il primo servizio. Poi clicca sul punto del grafico dove l'area rossa è più grande. Si apre il registro con tutto quello che è successo da quella mezz'ora in poi.
Clicca Comandato per aprire la tabella Comande del servizio. Ti mostra, invio per invio, cosa è partito per la cucina.
3. Leggi la tabella per operatore
Dettaglio per Operatore riporta per ogni persona: Comande, Eliminazioni, Sconti prodotto, Sconti ordine, Tavoli liberati, Coperti, Tavoli aperti, Tavoli spostati, Prodotti spostati. Con i bottoncini Ordina per: (Comande €, Eliminati €, Sconti prod. €, Sconti ord. €, Tav. liberati €, Spostamenti) metti in cima chi ha il valore più alto. Clicca una casella per aprire il registro con solo quell'operatore e quel tipo di movimento.
4. Guarda i conti divisi
Conti divisi (solo ristorazione) elenca i tavoli pagati alla romana o con conti separati. Per ognuno vedi il valore dei prodotti, lo sconto e le quote pagate. Vedi anche l'eventuale parte che non corrisponde a nessuno scontrino. Clicca un tavolo per vedere il conto originale con tutti i prodotti e, sotto, ogni quota pagata.
5. Usa il registro modifiche
Il Registro modifiche elenca ogni movimento, uno per riga:
- colonne Quando, Tipo, Operatore, Oggetto (il prodotto o il documento), Qt, Valore, Dove (tavolo o cassa), Dopo (minuti tra aggiunta ed eliminazione), Motivo;
- i filtri, su due righe: Cosa (Origine Tutti / Tavoli / Cassa, Tipo, Operatore, Conteggio) e Quando (Giorno, Servizio, Dalle);
- la ricerca Cerca oggetto, tavolo, motivo…;
- si apre sul movimento più recente; in fondo la riga dei totali.
Il tipo Sconto prod. (arancio) è un prezzo abbassato a mano. Il tipo Maggiorazione (verde acqua) è un prezzo alzato, per esempio su un prodotto a peso. Se passando sopra una riga compare la manina, cliccala per aprire lo scontrino o il conto del tavolo.
6. Segna una riga anomala
A volte una riga ha un valore assurdo: da 5.000 € in su, oppure 20 pezzi e oltre. Di solito è un errore di battitura. In quel caso in fondo alla riga compare una bandierina Segna come anomala: resta nel registro ma non conta.
- Clicca la bandierina.
- Alla domanda Segnare come anomala? clicca Segna anomala.
La riga resta visibile ma non conta più nei totali del Controllo. Per annullare clicca di nuovo la bandierina e poi Rimetti nei conti. Nel filtro Conteggio scegli Anomale (escluse) per rivederle tutte.
Attenzione: segnare una riga come anomala cambia i totali del Controllo per tutti gli utenti del locale. Fallo solo per errori evidenti.
Regole di esclusione
Di partenza alcune cose non si contano: i movimenti molto piccoli (sotto 1 €), le eliminazioni fatte entro 5 minuti (errori di battuta), gli annulli e i tavoli liberati sopra 5.000 €. Puoi cambiare queste regole dal pannello Filtri: vedi Filtri e regole di esclusione.
Domande frequenti / Problemi comuni
Il comandato è più basso dell'incassato. Succede se una parte delle comande è stata battuta e incassata senza essere mandata in cucina. Succede anche nei periodi vecchi, prima che la cassa registrasse le comande. In più l'incassato viene messo all'ora in cui il tavolo si è seduto. Per questo, su una singola mezz'ora, le due linee non sono mai uguali del tutto.
Le vendite al banco non compaiono in «Comandato e incassato». È voluto: quella parte guarda solo i tavoli.
Una eliminazione che vedo in cassa non c'è nel registro. Probabilmente è sotto le regole di esclusione (per esempio tolta entro 5 minuti). Controlla le regole nel pannello Filtri.