A cosa serve
Nel tuo locale possono lavorare insieme più app Quenta: la cassa, i palmari dei camerieri, il monitor della cucina, il totem, la webapp dei clienti e il gestionale. Questa guida ti spiega in parole semplici chi fa cosa e quali informazioni passano dalla rete del locale e quali da internet. Ti dice anche quanto tempo ci mettono ad arrivare e cosa succede se cade internet o il Wi-Fi. È la base per capire tutte le altre guide di questa cartella.
Le app e i simboli usati nelle guide
In ogni guida di questa cartella, accanto a ogni passo trovi il simbolo dell'app su cui ti trovi:
| Simbolo | App | Dove gira | Cosa fa |
|---|---|---|---|
| Gestionale | Quenta | Il programma per navigare su internet (browser), sul computer o sul tablet | Prepari il locale: menu, prezzi, sale e tavoli, operatori, stampanti, webapp. Guardi statistiche, chiusure e fatture |
| Cassa | QuentaPoint | Tablet o iPad alla cassa | Incassa, stampa scontrini e comande, gestisce i tavoli. È la centrale del locale |
| Palmare | QuentaRunner | Telefono o palmare del cameriere | Apre i tavoli, prende le comande, manda le portate in cucina («marcia»), chiede il preconto |
| Monitor | QuentaMonitor | Schermo in cucina | Mostra i piatti da preparare e permette di segnarli pronti |
| Totem | QuentaKiosk | Colonnina dove il cliente ordina da solo | Il cliente ordina e paga da solo |
| Webapp | QuentaWeb | Telefono del cliente (è il sito dove i clienti ordinano e prenotano da soli) | Menu dal QR, ordine al tavolo, asporto e delivery, prenotazioni, carta fedeltà |
La cassa fa da centrale
La regola più importante da ricordare: nel locale c'è una cassa principale che fa da centrale. Palmari, monitor, totem e l'eventuale seconda cassa si collegano a lei.
- I palmari mandano le comande alla cassa, e la cassa le stampa sulle stampanti di cucina e bar. Il palmare non stampa niente da solo.
- Il monitor della cucina chiede alla cassa cosa c'è da preparare e le dice quando un piatto è pronto.
- Il totem manda l'ordine alla cassa. A differenza del palmare, stampa da solo scontrino e comande, perché incassa da solo.
- La seconda cassa lavora sui tavoli insieme alla principale, che resta quella «che comanda».
Per questo la cassa principale deve restare accesa, con l'app aperta, per tutto il servizio.
Due strade: la rete del locale e internet
Le informazioni viaggiano su due strade diverse.
1. La rete del locale (Wi-Fi o cavo del router)
Passano da qui le cose che devono essere immediate durante il servizio:
- comande dal palmare alla cassa, tavoli aperti, spostati e liberati, preconto;
- piatti in marcia e piatti pronti tra cassa e monitor;
- ordini dal totem verso la cassa;
- il lavoro della seconda cassa sui tavoli.
Per funzionare, cassa principale, palmari, monitor e totem devono stare sulla stessa rete (stesso Wi-Fi o stesso router). Sulla rete del locale le informazioni arrivano in un secondo o due.
Consiglio: fai dare dal tuo tecnico un indirizzo fisso (IP fisso) alla cassa principale. L'indirizzo IP è il «numero civico» della cassa nella rete: se cambia, i palmari non la trovano più. È la prima causa di palmari «scollegati» dopo un blackout o dopo che il router (la scatoletta di internet) si è riavviato.
2. Internet
Passano da internet le cose che arrivano da fuori del locale o che devono essere salvate online:
- le modifiche fatte nel gestionale (prodotti, prezzi, operatori, impostazioni);
- gli ordini e le prenotazioni dalla webapp, la chiamata del cameriere e la richiesta del conto dal QR;
- gli ordini incassati, che poi trovi nelle statistiche del gestionale;
- le fatture elettroniche, la carta fedeltà nel portafoglio del telefono (wallet), le email ai clienti.
La cassa controlla internet ogni tre secondi. Di solito una modifica o un ordine online compaiono in pochi secondi, al massimo in un quarto di minuto. Il gestionale e la webapp non passano mai dalla rete del locale. Funzionano anche a cassa spenta, ma senza la cassa accesa nessuno lavora gli ordini online.
Quanto ci mettono le cose ad arrivare
| Cosa | Da → a | Tempo tipico |
|---|---|---|
| Comanda, marcia, preconto | Palmare → Cassa | 1-2 secondi |
| Stato dei tavoli sul palmare | Cassa → Palmare | ogni 3 secondi circa |
| Piatto in marcia che compare in cucina | Cassa → Monitor | pochi secondi, al massimo una decina |
| Piatto segnato pronto | Monitor → Cassa | 1-2 secondi |
| Ordine del totem | Totem → Cassa | 1-2 secondi |
| Ordine o prenotazione dalla webapp | Webapp → Cassa | pochi secondi, max ~15 |
| Prezzo cambiato nel gestionale | Gestionale → Cassa e Totem | pochi secondi, max ~15 |
| Prezzo cambiato nel gestionale | Gestionale → Palmare | quando torni alla lista dei tavoli |
| Prezzo cambiato nel gestionale | Gestionale → Webapp | quando il cliente apre o ricarica la pagina |
| Vendite nelle statistiche | Cassa → Gestionale | pochi secondi dopo l'incasso, se c'è internet |
Cosa succede se cade internet
La rete del locale continua a funzionare, quindi il servizio in sala va avanti:
- La cassa incassa, stampa scontrini e comande, gestisce i tavoli. Tiene da parte gli ordini incassati (anche se la spegni) e li manda online appena torna internet.
- I palmari continuano a mandare comande alla cassa.
- Il monitor continua a ricevere i piatti dalla cassa.
- Il totem continua a vendere e i suoi ordini arrivano in cassa dalla rete del locale.
Cosa si ferma finché internet non torna:
- gli ordini, le prenotazioni e le chiamate dalla webapp non arrivano in cassa;
- le modifiche fatte nel gestionale non arrivano alle casse (arriveranno dopo, tutte insieme);
- i pagamenti con Satispay e quelli online;
- le fatture elettroniche non partono (le ritrovi tra quelle da sistemare, vedi Fattura elettronica);
- le statistiche del gestionale restano indietro finché la cassa non manda tutto.
Attenzione: senza internet non fare Ripristina dati sulla cassa. Serve internet per scaricare di nuovo tutto. E le modifiche a clienti, punti e credito fatte senza internet e non ancora mandate potrebbero andare perse.
Cosa succede se cade il Wi-Fi (o la cassa si spegne)
Qui il problema è più serio, perché si interrompe la strada «veloce»:
- Sul palmare compare l'icona del Wi-Fi barrato in rosso. Se il locale non è impostato per continuare via internet, compare anche la schermata Errore di connessione! con «Assicurati di essere connesso al wifi della cassa e che la cassa sia aperta prima di continuare.». Le comande mandate in quel momento restano in attesa sul palmare e ripartono da sole appena la cassa torna a rispondere.
- Il monitor mostra un'icona rossa di collegamento perso e continua a ricevere gli ordini via internet, più lentamente. Il bottone Ristampa sparisce finché non torna la cassa.
- Il totem continua: i suoi ordini arrivano alla cassa anche via internet.
- Una seconda cassa non può lavorare sui tavoli finché non ritrova la principale.
Quando il Wi-Fi torna, tutti gli apparecchi si ricollegano da soli in pochi secondi. Se dopo un minuto un apparecchio è ancora scollegato, segui Un dispositivo non si collega alla cassa.
Attenzione: se il palmare è scollegato, non chiudere l'app prima che torni il collegamento: le comande in attesa sul palmare potrebbero andare perse.
Trovi la procedura completa per questi casi in Quando mancano internet o il Wi-Fi.
Domande frequenti / Problemi comuni
Posso usare il gestionale da casa? Sì. Il gestionale passa solo da internet. Le modifiche arrivano al locale in pochi secondi, se la cassa è accesa e collegata a internet.
Se spengo la cassa principale, i palmari funzionano? No. I palmari, il monitor e la seconda cassa dipendono dalla cassa principale. Il totem può continuare a vendere, ma i suoi ordini arriveranno in cassa solo alla riaccensione.
Gli ordini dalla webapp arrivano anche se il Wi-Fi del locale è giù? Arrivano alla cassa se la cassa ha comunque internet (per esempio via cavo o in un altro modo). Non passano dal Wi-Fi dei palmari.
Dove trovo il significato di ogni impostazione? Nel Riferimento flag e impostazioni (per esempio Come leggere le schede della cassa).